Sicherheit & Datenschutz
Fakten für IT-Leitung, Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat
Diese Seite nennt nur, was im Produkt nachprüfbar ist: wo Daten liegen, welche Modelle antworten, wie Mandanten getrennt sind, was der Assistent in Microsoft 365 darf, wann etwas gelöscht wird – und was es noch nicht gibt. Keine Siegel, keine Prozentwerte ohne Quelle.
Was belegbar ist
Hosting und Modelle
- Datenhaltung
- Datenbank, Dateien und verschlüsselte Zugangstoken in Frankfurt (Supabase eu-central-1); Anwendung in der Vercel-Region Frankfurt.
- KI-Modelle
- Mistral (europäischer Anbieter) auf EU-Servern: Mistral Large für den Chat, kleinere Modelle für Extraktion und Titel, Voxtral für Spracheingabe. Kein Training mit Ihren Inhalten.
- Transaktionsmails über EU-Server.
Mandanten und Verträge
- Mandantentrennung
- Row Level Security auf Datenbankebene; jede Kerntabelle trägt die Organisation, Richtlinien je Rolle. Gedächtnis und persönlicher Dateien-Cache sind zusätzlich an die Person gebunden – auch Admins lesen sie nicht.
- Auftragsverarbeitung
- AVV elektronisch annehmbar in der Verwaltung; die Annahme wird mit Zeitpunkt und Person protokolliert. Auftragsverarbeitungsverträge bestehen über die gesamte Dienstleisterkette.
- Rollen
- Owner, Admin, Mitglied; Abteilungen begrenzen Sichtbarkeit von Bots und Wissen; geschützte Organisationsfelder kann kein Org-Admin verändern.
Websuche und externe Dienste
- Anonymisierte Websuche
- Personenbezogene Daten werden vor dem Versand entfernt (Mustererkennung plus EU-Sprachmodell); der Vorgang steht im Audit-Log. Quellen tragen einen Stand.
- Karten und Wetter
- Kartenanzeige über Google Maps nur auf ausdrückliche Anfrage, mit Hinweis unter der Karte, dass die IP-Adresse an Google geht. Wetter vom Deutschen Wetterdienst und MET Norway ohne Nutzerbezug.
Microsoft 365
- Delegierte Rechte
- Admin-Consent je Tenant durch Ihre IT, danach OAuth je Person. Der Assistent sieht und schreibt nur, was die Person selbst darf; der Tenant wird bei jeder Verknüpfung abgeglichen. Tokens AES-256-GCM-verschlüsselt.
- Bestätigungskarten
- Jede Schreibaktion – Termin, Einladung, Mail-Entwurf, Senden, Aufgabe – erscheint als Vorschau und läuft erst nach Klick. Senden nur, wenn die IT das Recht dafür erteilt hat. Audit ohne Inhalt.
- Cache und Löschfristen
- Persönlicher Dateien-Cache mit Kontingent (500 Dateien, 2 GB je Person), Delta-Abgleich alle 30 Minuten. Trennen der Verknüpfung löscht sofort; abgelaufene Verknüpfung nach 30 Tagen. Entzogene oder gelöschte Dateien verschwinden beim nächsten Abgleich.
- SharePoint als Bot-Wissen
- Seiten und News einer Site über das Quellen-Konto eines Org-Admins, stündlich abgeglichen; entfernte Quellen werden mit ihren Dokumenten sofort gelöscht.
- Personen und Präsenz
- Verzeichnisdaten live, nichts gespeichert, HR-Felder nie abgefragt. Org-Chart und Teams-Präsenz nur nach Freigabe durch den Org-Admin mit Betriebsrats-Bestätigung im Audit-Log.
- SSO
- Anmeldung mit Microsoft Entra ID je Organisation; Tenant-Abgleich, automatische Anlage von Mitgliedern des eigenen Tenants.
Persönliches Gedächtnis
- Dreifaches Opt-in
- Plattform gibt frei, Organisation schaltet ein (Betriebsrats-Checkbox im Audit-Log), jede Person stimmt im Profil zu – mit versioniertem Einwilligungstext. Ohne alle drei wird nichts gespeichert.
- Inhalt und Grenzen
- Höchstens 40 Einträge, jeder mit Belegzitat aus der eigenen Nachricht; keine Daten über Dritte, keine Art.-9-Daten, keine Leistungsbewertung. Mail-, Kalender- und Dateiinhalte fließen nie ins Gedächtnis. Eval 22.08.2026: Leckrate 0 in 23 Fällen.
Transparenz und Kosten
- Ehrliche Statuszeile
- Der Chat zeigt nur tatsächlich ausgeführte Schritte und die genutzten Quellen mit Stand; vor prüfbaren Aussagen verifiziert der Assistent und formuliert sonst einen Vorbehalt (Eval 22.08.2026: 14 von 15 Fällen).
- Audit-Log
- Freigaben, Betriebsrats-Bestätigungen, Schreibaktionen und Anonymisierungen mit Person und Zeitpunkt – ohne Inhalte der Nachrichten.
- Kostenpunkte
- Jede Funktion hat einen sichtbaren Kostenpunkt im Verbrauchs-Dashboard; Microsoft-365-Aufrufe und Wetter kosten 0 €. Budgets je Abteilung, Bot oder Person.
Zahlen mit Datum stammen aus den Evaluationen des Produkts (Stand 22.08.2026); Kontingente und Fristen aus der Konfiguration. Sie ändern sich nur mit einer Versionsänderung, die im Changelog steht.
Noch nicht
Ehrlich ist nur, wer auch das nennt, was fehlt. Fristen versprechen wir nicht:
- Keine Zertifizierung (ISO 27001, SOC 2, TISAX) und kein externer Penetrationstest. Stattdessen: AVV, technische Beschreibung je Funktion auf dieser Seite, Auskunft auf Anfrage.
- Kein veröffentlichtes Notfall- und Wiederherstellungskonzept mit Verfügbarkeitszusage.
- Die Microsoft-Herausgeberverifizierung läuft; bis dahin zeigt der Consent-Dialog die App ohne „verifiziert“-Kennzeichen.
- Bausteine für eine Datenschutz-Folgenabschätzung und eine Betriebsvereinbarung zum Gedächtnis liegen intern vor und werden auf Anfrage bereitgestellt – noch nicht als Download.
- Keine pauschale Aufbewahrungsfrist für Chat-Verläufe; Nutzer löschen selbst, bei Vertragsende wird die Organisation vollständig entfernt.
Für die Prüfung: Dokumente und Wege
- Datenschutzerklärung mit Dienstleistern und Verarbeitungszwecken.
- AVV: elektronisch in der Verwaltung unter Datenschutz, vorab per E-Mail an hello@company-chat.de.
- Sieben Kriterien für DSGVO-konformen KI-Chat – als Checkliste für die Anbieterauswahl.
- Gedächtnis: was gespeichert wird, wer es sieht, Betriebsrat.
- Verbundene Systeme: heute, in Planung, als Projekt.
Häufige Fragen
Ist Company Chat DSGVO-zertifiziert?
Nein – eine DSGVO-Zertifizierung gibt es für Company Chat nicht, und wir behaupten keine. Company Chat ist DSGVO-konform aufgebaut: EU-Hosting in Frankfurt, Modelle auf EU-Servern, Auftragsverarbeitungsverträge über die Kette, Mandantentrennung per Row Level Security, Audit-Log, Löschkonzept. Die konkreten Maßnahmen stehen auf dieser Seite.
Wo bekommen wir den AVV?
In der Verwaltung unter Datenschutz lässt sich der Auftragsverarbeitungsvertrag elektronisch annehmen; die Annahme wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Auf Anfrage senden wir ihn vorab als Dokument.
Werden Daten gespeichert oder nur zur Laufzeit abgefragt?
Beides, je nach Funktion: Suche, Kalender, Mail und Personen aus Microsoft 365 werden zur Laufzeit abgefragt und nicht kopiert. Dateiinhalte, die der Assistent für Antworten nutzt, und SharePoint-Seiten als Bot-Wissen liegen in einem Cache mit Kontingent und Löschfristen. Chats, Dokumente und Gedächtnis liegen in Frankfurt und sind durch die Nutzer löschbar.
Was kann der Arbeitgeber sehen?
Admins sehen Verbrauch, Bots, Mitglieder und den Audit-Log – nicht die Gedächtnis-Einträge einer Person und nicht deren persönlichen Dateien-Cache. Das ist auf Datenbankebene erzwungen. Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist nicht vorgesehen; Org-Chart und Präsenz erfordern eine Betriebsrats-Bestätigung.
Welche Rechte braucht die Microsoft-365-App?
Delegierte Berechtigungen, kein Anwendungszugriff auf alle Postfächer. Die IT erteilt den Admin-Consent einmal je Tenant und kann Berechtigungen stufenweise erweitern – etwa erst Dateien, später Kalender und Mail; Mail-Versand ist ein eigenes Recht. Die Verwaltung zeigt, welche Bereiche freigeschaltet sind.
Was passiert bei Kündigung?
Die Organisation wird vollständig entfernt – Chats, Dokumente, Caches, Gedächtnis, Verknüpfungen. Einen Export der Inhalte erhalten Sie auf Wunsch vorab.
Fragen der IT oder des Datenschutzbeauftragten?
Wir beantworten sie schriftlich – mit Bezug auf die Stellen im Produkt. Oder Sie prüfen selbst: 3 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.