Nutzungsbedingungen

Company Chat (company-chat.de) · Stand: 23.08.2026

1. Anbieter und Geltungsbereich

Anbieter von Company Chat ist APPDING – Christopher Geyer, Ronriederstraße 11, 87616 Marktoberdorf, Deutschland („Anbieter“; vollständige Angaben im Impressum). Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der Plattform Company Chat durch Unternehmen, Behörden und sonstige Organisationen („Kunde“) sowie durch die von ihnen zugelassenen Nutzerinnen und Nutzer. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB; eine Nutzung durch Verbraucher ist nicht vorgesehen. Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, soweit der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich schriftlich zustimmt.

2. Vertragsgegenstand

Company Chat ist ein KI-Assistent für Organisationen, der als Software-as-a-Service über das Internet bereitgestellt wird. Der Funktionsumfang (Chat und Wissens-Bots, Microsoft-365-Anbindung, Websuche, Dokument- und Bilderstellung, Verwaltung, White-Label und weitere Funktionen) ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung unter company-chat.de/funktionen. Funktionen, die dort als „in Planung“ gekennzeichnet sind, sind nicht Vertragsgegenstand. Der Anbieter darf die Plattform weiterentwickeln und einzelne Funktionen ändern, soweit der wesentliche Leistungsumfang erhalten bleibt; die Anbindung eigener Systeme des Kunden ist keine Produktfunktion, sondern Gegenstand einer gesonderten Vereinbarung.

Antworten der KI werden maschinell erzeugt und können trotz Quellenangaben unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Kunde prüft Ergebnisse vor ihrer Verwendung, insbesondere vor rechtlich, finanziell oder sicherheitsrelevant bedeutsamen Entscheidungen.

3. Free Trial

  1. Neue Organisationen können Company Chat kostenlos testen. Der Test beginnt mit der Anlage der Organisation nach Bestätigung der geschäftlichen E-Mail-Adresse (Double-Opt-in) und dauert 14 Tage. Er gilt für die gesamte Organisation, nicht je Person: Personen derselben Firmendomain treten der Organisation bei, sofern der Organisations-Administrator dies nicht auf Freigabe umstellt.
  2. Im Test sind alle Funktionen freigeschaltet. Der Testumfang ist je Organisation begrenzt auf 3 Nutzerinnen und Nutzer (Mitglieder und offene Einladungen zusammen) sowie 10 erzeugte Bilder; für die übrige KI-Nutzung steht ein Testkontingent zur Verfügung. Der Anbieter kann diese Grenzen für künftige Testzugänge anpassen; für einen laufenden Test gelten die bei seinem Beginn mitgeteilten Werte, sofern eine spätere Änderung nicht ausschließlich begünstigend ist.
  3. Ist das Kontingent erschöpft oder der Testzeitraum abgelaufen, pausiert der Chat; angelegte Bots, Dokumente und Verläufe bleiben erhalten. Zahlungsdaten sind für den Test nicht erforderlich; eine automatische Umstellung in einen kostenpflichtigen Vertrag findet nicht statt.
  4. Nach dem Test kann ein Administrator der Organisation unter Verwaltung → Abrechnung entweder ein Abonnement zu den dort angezeigten Konditionen der Organisation online abschließen (Bestätigung dieser Nutzungsbedingungen und der Konditionen, wahlweise monatlich kündbar oder mit einer Laufzeit von 12 oder 24 Monaten, Ziffer 4 Absatz 5; Zahlung über den Zahlungsdienstleister Stripe) oder individuelle Konditionen anfragen; im zweiten Fall kommt ein kostenpflichtiger Vertrag erst mit der Annahme eines schriftlichen Angebots des Anbieters zustande (Ziffer 4).
  5. Der Anbieter kann Testzugänge beenden, wenn Anhaltspunkte für Missbrauch, automatisierte Registrierungen oder eine Nutzung außerhalb des Unternehmenszwecks vorliegen. Registrierungen, deren E-Mail-Adresse nicht innerhalb von sieben Tagen bestätigt wird, werden gelöscht. Organisationen, die nach Ablauf des Tests keinen Plan wählen, können nach angemessener Frist und vorheriger Ankündigung per E-Mail gelöscht werden.

4. Preise und Abrechnung

  1. Nutzerpreis. Die Vergütung besteht aus einem monatlichen Preis je Nutzer, gestaffelt nach der Größe der Organisation. Die auf company-chat.de/preise genannten Beträge sind Richtwerte zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Maßgeblich sind die Konditionen der Organisation, die Administratoren jederzeit unter Verwaltung → Abrechnung einsehen (Preis je Nutzer, Inklusiv-Kontingent, Preis weiterer Tokens, Preisliste der verbrauchsabhängigen Leistungen) und die beim Online-Abschluss bestätigt werden; bei einem Angebot des Anbieters gelten die dort genannten Konditionen. Eine individuelle Vereinbarung hat Vorrang vor den Richtwerten. Individuelle Konditionen sind bei größeren Organisationen möglich. Als Nutzer zählen alle Mitglieder der Organisation im Abrechnungszeitraum; die Nutzerzahl wird aus der Mitgliederverwaltung ermittelt.
  2. Inklusiv-Kontingent und weitere Tokens. Im Nutzerpreis ist ein monatliches Kontingent an Chat-Nutzung enthalten, gemessen in Tokens (Richtwert: 2 Mio. Tokens je Nutzer und Monat). Das Inklusivkontingent wird je Nutzer bemessen und organisationsweit verrechnet; maßgeblich ist die Zahl der Nutzer gemäß Absatz 1. Übersteigt der Verbrauch der Organisation das so ermittelte Kontingent, werden weitere Tokens zu dem im Angebot genannten Preis je Million Tokens abgerechnet. Nicht verbrauchtes Kontingent verfällt mit Ablauf des Monats.
  3. Verbrauchsabhängige Zusatzfunktionen. Einzelne Funktionen verursachen Kosten bei Drittanbietern und werden nach tatsächlichem Verbrauch je Einheit abgerechnet. Dazu gehören derzeit die Websuche und die Premium-Websuche (je Aufruf), die Bildgenerierung (je Bild), die Code-Ausführung (je Ausführung), die Routenberechnung (je Route), die OCR-Texterkennung (je Seite), die Spracheingabe (je Minute) und die Wissensverarbeitung beim Einbetten von Dokumenten (je Million Tokens). Die jeweils gültigen Preise je Einheit ergeben sich aus der Preisliste in der Verwaltung der Organisation (Abrechnung → Preisliste); sie sind dort jederzeit einsehbar, und jeder Posten wird auf der Rechnung einzeln ausgewiesen. Administratoren können diese Funktionen je Bot abschalten und für sie einen Kostendeckel in Euro je Monat und optional je Tag setzen.
  4. Preisänderungen. Änderungen der Preisliste für Zusatzfunktionen kündigt der Anbieter mindestens 30 Tage vorher in der Verwaltung oder per E-Mail an; sie gelten ab dem folgenden Abrechnungsmonat. Änderungen des vereinbarten Nutzerpreises oder des Inklusiv-Kontingents bedürfen einer neuen Vereinbarung; der Kunde kann im Fall einer angekündigten Preiserhöhung zum Wirksamwerden kündigen.
  5. Umsatzsteuer. Alle Preise sind Nettopreise. Der Anbieter nimmt derzeit die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch; Rechnungen werden ohne Ausweis von Umsatzsteuer gestellt und enthalten den entsprechenden Hinweis. Sobald der Anbieter zur Regelbesteuerung wechselt, wird die gesetzliche Umsatzsteuer zusätzlich zu den vereinbarten Nettopreisen berechnet; der Anbieter kündigt den Wechsel mindestens 30 Tage vorher in der Verwaltung oder per E-Mail an. Für Kunden mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat und gültiger USt-IdNr. gilt dann das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Die vereinbarten Nettopreise ändern sich durch den Wechsel nicht.
  6. Laufzeit. Beim Online-Abschluss kann der Kunde statt der monatlich kündbaren Variante eine Laufzeit von 12 oder 24 Monaten wählen. Er gibt dabei eine Mindestnutzerzahl an, die mindestens der Zahl der Mitglieder seiner Organisation entspricht. Die Mindestnutzerzahl wird während der Laufzeit monatlich berechnet, auch wenn die Organisation weniger Mitglieder hat; hat sie mehr Mitglieder, werden diese zusätzlich berechnet. Der Preis je Nutzer richtet sich in jedem Monat nach der Preisstaffel gemäß Absatz 1 für die insgesamt berechnete Nutzerzahl (Mindestnutzerzahl oder höhere Mitgliederzahl); überschreitet die berechnete Nutzerzahl eine Staffelgrenze, gilt der günstigere Preis für alle berechneten Nutzer. Die Abrechnung erfolgt auch bei Laufzeit monatlich gemäß Absatz 6; das Inklusiv-Kontingent gemäß Absatz 2 bemisst sich nach den berechneten Nutzern. Während der Laufzeit kann der Kunde nur zum Laufzeitende kündigen (Verwaltung → Abrechnung, „Zum Laufzeitende kündigen“); eine Kündigung zum Ende einer Abrechnungsperiode ist erst nach Ablauf der Laufzeit möglich. Ohne Kündigung läuft der Vertrag nach Ablauf der Laufzeit auf unbestimmte Zeit weiter und ist dann zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode kündbar (§ 5 Absatz 1). Der Online-Abschluss steht Organisationen mit bis zu 50 Nutzern offen; darüber hinaus erstellt der Anbieter ein individuelles Angebot.
  7. Rechnung und Zahlung. Die Abrechnung erfolgt monatlich nachträglich für den jeweiligen Kalendermonat. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt und sind innerhalb des im Angebot genannten Zahlungsziels per Lastschrift, Karte oder Überweisung zu zahlen. Verbrauchsdaten aus dem Verbrauchs-Dashboard sind Grundlage der Abrechnung. Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter nach Mahnung und angemessener Frist den Zugang bis zum Ausgleich sperren; die Daten des Kunden bleiben dabei erhalten.

5. Laufzeit und Kündigung

  1. Ein kostenpflichtiger Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und ist ohne vereinbarte Mindestlaufzeit von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündbar; beim Online-Abschluss ohne Laufzeit genügt die Kündigung zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode über das Zahlungsportal. Ist im Angebot oder beim Online-Abschluss eine Mindestlaufzeit vereinbart (§ 4 Absatz 5), gilt diese; danach verlängert sich der Vertrag auf unbestimmte Zeit mit derselben Kündigungsfrist.
  2. Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail an hello@company-chat.de oder Kündigungsanfrage unter Verwaltung → Abrechnung). Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
  3. Nach Vertragsende wird die Organisation auf einen kostenfreien Zustand ohne Chat-Nutzung umgestellt. Der Kunde kann seine Daten (Bots, Wissensdokumente, Verläufe) innerhalb von 30 Tagen exportieren; danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Pflichten des Kunden

  • Der Kunde stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang erhalten, Zugangsdaten vertraulich bleiben und ausscheidende Personen aus der Organisation entfernt werden.
  • Der Kunde lädt nur Inhalte hoch und verarbeitet nur Daten, zu denen er berechtigt ist, und beachtet dabei Datenschutz-, Urheber- und Geheimnisschutzrecht sowie die Mitbestimmungsrechte seiner Arbeitnehmervertretung.
  • Untersagt sind rechtswidrige Inhalte, die Erzeugung von Schadsoftware, Angriffe auf die Plattform oder Dritte, die Umgehung von Kontingenten, Kostendeckeln und Sicherheitsmaßnahmen sowie der automatisierte Massenabruf über das Maß der normalen Nutzung hinaus.
  • Der Kunde prüft KI-Ergebnisse vor der Verwendung und setzt Funktionen mit Schreibzugriff auf Drittsysteme (etwa Microsoft 365) nur nach Bestätigung der jeweiligen Aktion ein.

Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen kann der Anbieter einzelne Nutzer oder die Organisation nach vorheriger Aufforderung sperren; bei Gefahr im Verzug auch sofort.

7. Verfügbarkeit und Änderungen

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform, sichert jedoch keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Wartungsarbeiten, Störungen bei Rechenzentrums-, KI-Modell- und anderen Vorleistern sowie Maßnahmen zur Abwehr von Angriffen können zu Einschränkungen führen. Geplante Wartungen kündigt der Anbieter nach Möglichkeit vorher an. Der Anbieter darf die Plattform weiterentwickeln; wird eine wesentliche Funktion entfernt, wird der Kunde mindestens 30 Tage vorher informiert und kann zum Wirksamwerden kündigen.

8. Haftung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
  2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlte Vergütung. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
  3. Der Anbieter haftet nicht für Inhalte, die der Kunde oder seine Nutzer hochladen, und nicht für Entscheidungen, die auf maschinell erzeugten Antworten beruhen, ohne dass diese geprüft wurden. Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.
  4. Der Kunde sichert seine Daten in angemessenen Abständen durch Export; der Anbieter führt regelmäßige Sicherungen der Plattform durch, ersetzt aber keine eigene Datensicherung des Kunden.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten der Organisation im Auftrag des Kunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, der in der Verwaltung elektronisch angenommen wird und dessen Annahme protokolliert ist. Einzelheiten zur Verarbeitung, zu Unterauftragsverarbeitern, Hosting in Frankfurt und Löschfristen enthält die Datenschutzerklärung sowie die Seite Sicherheit & Datenschutz. Inhalte des Kunden werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Optionale Funktionen mit Einwilligungsbezug (etwa das persönliche Gedächtnis) sind erst nach Freigabe durch die Organisation und Zustimmung der jeweiligen Person aktiv.

10. Vertraulichkeit und Rechte

Beide Seiten behandeln Informationen der jeweils anderen Seite, die als vertraulich gekennzeichnet oder erkennbar vertraulich sind, vertraulich. Inhalte, die der Kunde hochlädt oder erzeugt, bleiben sein Eigentum; der Anbieter erhält nur die zur Leistungserbringung erforderlichen Nutzungsrechte. Die Rechte an der Plattform, ihrer Software und ihrer Marke verbleiben beim Anbieter. Der Kunde darf die Plattform unter eigener Marke (White-Label) gegenüber seinen Nutzern betreiben, nicht jedoch an Dritte weiterlizenzieren.

11. Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für Kaufleute ist der Sitz des Anbieters.
  2. Der Anbieter kann diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies wegen geänderter Rechtslage, Rechtsprechung oder Leistungsänderungen erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden in der Verwaltung oder per E-Mail angekündigt; widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten sie als angenommen. Auf diese Folge wird in der Ankündigung hingewiesen.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.

Fragen zu diesen Bedingungen: hello@company-chat.de