Persönlicher Assistent
Ein KI-Assistent, der dich kennt – und nur das behält, was du willst
Das persönliche Gedächtnis von Company Chat ist eine Opt-in-Funktion, mit der der KI-Assistent aus den eigenen Nachrichten einer Person kurze Fakten zu Rolle, Projekten, Werkzeugen, Fachgebiet und Antwortstil ableitet und in allen Bots berücksichtigt. Die Einträge – höchstens 40 – sieht nur die Person selbst; Arbeitgeber, Administratoren und Plattformbetreiber haben keinen Zugriff. Jeder Eintrag ist einsehbar, bearbeitbar, löschbar, die Sammlung pausierbar.
So entsteht das Gedächtnis
Drei Gespräche, drei Fakten, ein späteres Gespräch in einem anderen Bot – und ein Klick, der einen Eintrag wieder entfernt:
Der Assistent liest nur die eigenen Nachrichten der Person, niemals Dokumente, Anhänge oder Suchergebnisse. Aus ihnen leitet ein kleines EU-Sprachmodell Kandidaten ab; ein Filter verwirft alles, was nicht zum Arbeitskontext gehört. Was übrig bleibt, landet mit Belegzitat im Profil.
Was sich der Assistent merkt
Sieben Kategorien, jeder Eintrag kurz, sachlich und mit dem Satz belegt, aus dem er stammt:
- Rolle
- „Leitet den Vertrieb“, „arbeitet im Kundenservice“
- Projekte
- „Relaunch der Website Q4“, „Umstellung auf neues ERP“
- Werkzeuge
- „Arbeitet mit Excel und DATEV“, „nutzt Jira“
- Fachgebiet
- „Schwerpunkt Arbeitsrecht“, „kennt sich mit SQL aus“
- Antwortstil
- „Kurz und direkt“, „per Du“, „auf Deutsch“
- Formate
- „Bevorzugt Tabellen“, „mag Aufzählungen statt Fließtext“
- Themen
- „Fragt regelmäßig zu Angebotsvorlagen“
Was er ausdrücklich nicht speichert
Das Gedächtnis ist ein Arbeitsgedächtnis, keine Personalakte. Diese Inhalte werden technisch gefiltert und verworfen:
- Keine Angaben über andere Personen – Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzte, Kunden, Lieferanten
- Keine besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO: Gesundheit, Religion, Gewerkschaft, politische Meinung, Sexualität, Herkunft
- Keine Zugangsdaten oder Identifikatoren: Passwörter, IBAN, Telefon, E-Mail, Kennzeichen
- Keine Bewertung von Leistung, Stimmung oder Anwesenheit
- Keine privaten Lebensumstände ohne Arbeitsbezug
- Keine Inhalte aus Dokumenten, Anhängen, Suchergebnissen oder Antworten des Assistenten – Quelle sind ausschließlich die eigenen Nachrichten
Wer die Einträge sieht: nur die Person selbst
Die Einträge sind auf Datenbankebene so geschützt, dass ausschließlich das eigene Konto sie lesen kann. Arbeitgeber und Administratoren der Organisation sehen keinen einzigen Eintrag – weder im Admin-Bereich noch im Audit-Log noch im Export. Auch der Plattformbetreiber hat keinen Lesezugriff. Was der Admin sieht, ist allein die Zahl der Personen, die die Funktion aktiviert haben.
Für die Erzeugung der Einträge und für die Antworten werden die eigenen Nachrichten bzw. die Einträge an einen europäischen KI-Modellanbieter mit EU-Hosting übermittelt – ohne Verwendung zum Training. Die vollständige Verarbeitungskette beschreibt die Seite DSGVO-konformer KI-Chat.
Volle Kontrolle im Profil
Einsehen
Alle Einträge stehen im Profil unter „Gedächtnis“ – mit Kategorie, Belegzitat aus der eigenen Nachricht und Zeitpunkt.
Bearbeiten
Jeder Eintrag lässt sich umformulieren oder korrigieren.
Einzeln löschen oder sperren
Ein Eintrag ist mit einem Klick weg; auf Wunsch dauerhaft gesperrt, damit er nicht erneut entsteht.
Alles löschen
Sämtliche Einträge, Historie und Sperrliste werden auf einmal entfernt.
Pausieren
Das Sammeln lässt sich anhalten – bestehende Einträge bleiben, neue kommen nicht hinzu.
Exportieren
Alle Einträge als Datei zum Mitnehmen (Art. 20 DSGVO).
Widerrufen
Das Deaktivieren im Profil widerruft die Einwilligung sofort; der Chat funktioniert danach uneingeschränkt weiter.
Doppeltes Opt-in: Organisation und Person
- Die Organisation schaltet die Funktion im Admin-Bereich frei. Dabei bestätigt der Admin die Beteiligung des Betriebsrats (oder dass keiner besteht); der Vorgang wird im Audit-Log protokolliert.
- Jede Person entscheidet im eigenen Profil, ob sie zustimmt. Der Einwilligungstext wird mit Version und Zeitpunkt gespeichert.
- Erst ab diesem Moment werden Einträge angelegt – ausschließlich aus den eigenen Nachrichten dieser Person.
Persönliche Ansprache – in jedem Gespräch
Unabhängig vom Gedächtnis spricht der Assistent jede Person so an, wie sie es im Profil hinterlegt: mit Vor- oder Nachnamen, per Du oder Sie. Das gilt in jedem Bot. Fehlt eine eigene Einstellung, gilt die Vorgabe der Organisation.
Bald: Konnektoren für Microsoft 365
In Vorbereitung ist die Anbindung von OneDrive und SharePoint. Das Prinzip bleibt dasselbe wie beim Gedächtnis: Die IT gibt die Integration einmal für den Microsoft-Tenant frei, danach verknüpft jede Person ihr eigenes Konto und wählt die Ordner, die der Assistent lesen darf. Einen Termin nennen wir, sobald die Funktion bereitsteht.
Häufige Fragen
Was merkt sich der persönliche Assistent?
Kurze, sachliche Einträge zum Arbeitskontext: Rolle und Aufgaben, Projekte, Werkzeuge, Fachgebiet, bevorzugter Antwortstil, Formate und wiederkehrende Themen. Jeder Eintrag ist höchstens 160 Zeichen lang, stammt ausschließlich aus den eigenen Nachrichten der Person und trägt ein Belegzitat. Insgesamt sind höchstens 40 aktive Einträge möglich.
Sieht mein Chef oder der Admin, was der Assistent über mich gespeichert hat?
Nein. Die Einträge kann nur die Person selbst einsehen. Arbeitgeber, Administratoren der Organisation und der Plattformbetreiber haben keinen Lesezugriff – das ist auf Datenbankebene technisch erzwungen, nicht nur organisatorisch geregelt. Admins sehen lediglich, wie viele Personen die Funktion aktiviert haben.
Wie lösche ich Einträge – oder alles?
Im Profil unter „Gedächtnis“: Jeder Eintrag hat eine Lösch-Schaltfläche, auf Wunsch mit dauerhafter Sperre. „Alles löschen“ entfernt sämtliche Einträge, Historie und Sperrliste auf einmal. Die Löschung wirkt sofort. Wer die Funktion deaktiviert, widerruft damit die Einwilligung; der Chat läuft ohne Gedächtnis uneingeschränkt weiter.
Muss ich die Funktion nutzen?
Nein. Das Gedächtnis ist doppelt Opt-in: Zuerst schaltet die Organisation die Möglichkeit frei, dann entscheidet jede Person im eigenen Profil, ob sie zustimmt. Ohne Zustimmung wird nichts gespeichert, und es entstehen keine Nachteile.
Was ist mit dem Betriebsrat?
Die Freigabe durch die Organisation ist bewusst so gestaltet, dass sie sich mit dem Betriebsrat abstimmen lässt: Der Admin bestätigt beim Einschalten, dass der Betriebsrat beteiligt wurde oder keiner besteht; das wird im Audit-Log mit Name und Zeitpunkt protokolliert. Inhaltlich hilft, dass die Funktion keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle erlaubt – der Arbeitgeber kann die Einträge nicht lesen.
Was ist die DSGVO-Grundlage?
Die Einwilligung der Person nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Einwilligungstext wird versioniert gespeichert (Nachweis nach Art. 7 Abs. 1). Die Verarbeitung findet vollständig in der EU statt; die Einträge werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und es gibt keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Wie lange bleiben Einträge gespeichert?
Einträge verfallen ohne erneute Bestätigung nach 180 Tagen, Antwortstil und Formate nach 365 Tagen. Verlässt jemand die Organisation, wird das Gedächtnis gelöscht; schaltet die Organisation die Funktion ab, gibt es 30 Tage Nachlauf zum Export.
Was kostet das persönliche Gedächtnis?
Es ist Bestandteil von Company Chat und kein Zusatzmodul. Die Ableitung der Einträge läuft über ein kleines EU-Sprachmodell und zählt wie jede Nutzung auf das Kontingent der Organisation – in der Praxis ein kleiner Anteil des Chat-Verbrauchs, im Verbrauchs-Dashboard ausgewiesen.
Einen Assistenten, der Ihr Team kennt
Kostenlos beantragen und das persönliche Gedächtnis mit Ihrem Team ausprobieren – freiwillig, transparent, jederzeit löschbar.